Documento y transmitir

El documento es la nómina de un empleado en un periodo: sus devengados, sus deducciones y el neto. Aquí lo completas, lo transmites al proveedor/DIAN y, si hace falta, lo corriges con una nota de ajuste. Se abre desde la tabla del periodo (ruta /app/nomina/documentos/…).

Permiso

ACCESO_NOMINA para editar. Transmitir, Consultar estado en el proveedor y las notas de ajuste exigen NOMINA_TRANSMITIR y el módulo NOMINA_DIAN.

Un vistazo

Menú → Nómina electrónica → Septiembre 2026 → Ana Restrepo

arrow_back

Nómina · Ana Restrepo BORRADOR

Septiembre 2026 · 01/09/2026 – 30/09/2026 · sin numerar

refresh Recalcular aportessave Guardarcloud_upload Transmitir 1 more_vert 2

Devengados

add Agregar 3

Concepto	Detalle	Salarial	No salarial
Sueldo básico	30 días · auto	$1.750.905	$0	editdelete
Auxilio de transporte	auto	$249.095	$0	editdelete
Hora extra diurna	3 h · 25% · auto	$27.358	$0	editdelete
Bonificación		$0	$50.000	editdelete
Total devengado		$2.077.358

Deducciones

add Agregar

Concepto	Detalle	Valor
Salud	4% · auto	$71.131	editdelete
Fondo de pensión	4% · auto	$71.131	editdelete
Total deducciones		$142.262
Neto a pagar		$1.935.096

Datos 4

Fecha de pago30/09/2026

Notas

Salario base $1.750.905 · 30 días · Mensual

Transmisiones 5

Aún no se ha transmitido.

Un borrador listo para revisar: líneas automáticas (auto) más una bonificación agregada a mano.

1. 1 Recalcular aportes rehace horas extra, salud, pensión y fondos a partir de los devengados actuales; Guardar conserva tus cambios; Transmitir numera y envía.
2. 2 Menú: Descargar PDF, Descargar XML, Consultar estado en el proveedor, Crear nota de reemplazo, Crear nota de eliminación, Ver JSON del proveedor, Borrar borrador. Cada opción aparece solo cuando aplica.
3. 3 Agregar abre el editor de línea; el lápiz edita y la papelera quita.
4. 4 Fecha de pago y Notas; debajo, salario base, días y periodicidad. Tras transmitir se agregan Validado DIAN y Proveedor.
5. 5 Historial de cada envío o consulta: estado, operación, proveedor, ambiente, fecha, código HTTP y errores.

Agregar una línea

El diálogo se titula Devengado o Deducción según el botón que pulsaste. Elige el Concepto y aparecen solo los campos que ese concepto admite: Descripción, Valor (o Valor salarial y Valor no salarial), Valor adicional (por ejemplo Intereses de cesantías), Días, Horas, Porcentaje, Desde / Hasta y Tipo de incapacidad (Común, Profesional, Laboral). Pulsa Aplicar y luego Guardar en la cabecera.

Devengados disponibles: sueldo básico, auxilio de transporte, horas extra y recargos, vacaciones, prima, cesantías, incapacidad, licencias, bonificación, comisión, viáticos, auxilio, bonos, dotación, indemnización, anticipo, otro concepto, entre otros. Deducciones: salud, pensión, fondos de solidaridad y subsistencia, retención en la fuente, sindicato, AFC, pensión voluntaria, libranza, embargo fiscal, cooperativa, deuda, sanciones, otra deducción.

Transmitir

1. Revisa las líneas y pulsa Guardar. Si quieres ver exactamente qué se enviará, usa Ver JSON del proveedor (diálogo JSON que se enviaría al proveedor).
2. Pulsa Transmitir y confirma Se numerará el documento y se enviará al proveedor/DIAN. ¿Continuar?. En ese momento se toma el consecutivo y se guarda una copia de los datos del empleado.
3. Verás Estado: ACEPTADO (o el estado devuelto). Si quedó PENDIENTE, usa Consultar estado en el proveedor más tarde.

stateDiagram-v2
    [*] --> BORRADOR
    BORRADOR --> PENDIENTE: Transmitir
    BORRADOR --> ACEPTADO: Transmitir
    BORRADOR --> RECHAZADO: Transmitir
    BORRADOR --> ERROR: Transmitir
    PENDIENTE --> ACEPTADO: Consultar
    PENDIENTE --> RECHAZADO: Consultar
    ERROR --> BORRADOR: corregir y reenviar
    RECHAZADO --> BORRADOR: corregir y reenviar
    ACEPTADO --> REEMPLAZADO: nota de reemplazo aceptada
    ACEPTADO --> ELIMINADO: nota de eliminación aceptada

Se puede editar en BORRADOR, ERROR y RECHAZADO. ACEPTADO, REEMPLAZADO y ELIMINADO son finales. Un documento aceptado recibe su CUNE (código único), visible en la cabecera, y los archivos PDF y XML para descargar.

Notas de ajuste

ReemplazoEliminación

Crear nota de reemplazo (solo en documentos ACEPTADO) crea una copia editable con todas las líneas. Corrígela y transmítela: al ser aceptada, el original pasa a REEMPLAZADO. El aviso Esta nota ajusta el documento original enlaza al documento reemplazado.

Crear nota de eliminación pide un Motivo (opcional) y crea una nota sin líneas: Nota de eliminación del documento original. Transmítela para anularlo ante la DIAN. Al aceptarse, el original queda ELIMINADO.

Las notas usan el Prefijo notas de ajuste de la configuración y solo puede haber una nota en curso por documento.

Sin sueldo básico no se transmite

Una nómina debe incluir la línea Sueldo básico; si la borraste, el envío falla con El documento debe incluir el devengado BASICO. Recupérala con Agregar.

Los errores quedan a la vista

Si el proveedor o la DIAN rechazan, verás el banner rojo El proveedor/DIAN reportó: con cada mensaje, y el detalle completo en Transmisiones. Corrige y vuelve a Transmitir; el número asignado se conserva.

¿Problemas?

• No veo Transmitir. El documento no es editable (ya está ACEPTADO o PENDIENTE), te falta NOMINA_TRANSMITIR o el módulo NOMINA_DIAN está apagado.
• Transmitir dice que la nómina no está activada. Enciende Nómina electrónica activa en Configurar.
• Quiero borrar un documento transmitido. No se puede: crea una nota de eliminación y transmítela.
• Cambié horas extra y el documento no las refleja. Pulsa Recalcular aportes; solo se reemplazan las líneas marcadas auto, las manuales se respetan.

Siguiente: vuelve a Periodos y liquidar para transmitir el resto del periodo.