Gestión documental¶
Aquí llevas el archivo de tu empresa como lo pide la gestión documental colombiana: cada asunto recibe un radicado, vive en un expediente con sus archivos y su historia, y sigue las reglas de retención de una TRD (Tabla de Retención Documental) hasta su disposición final. Está en Menú → Documentos (ruta /app/documentos).
Permiso
La entrada del menú aparece cuando tu empresa tiene activo el módulo Gestión documental y tu rol tiene ACCESO_DOCUMENTOS (consultar y descargar). Radicar, subir archivos, cerrar y vincular exige DOCUMENTOS_RADICAR; administrar la TRD, transferir al archivo central y aplicar la disposición final, DOCUMENTOS_ADMIN_TRD; eliminar, DOCUMENTOS_ELIMINAR.
No confundir con los documentos de ventas
En Facturación y Contabilidad un documento es un tipo de comprobante (factura de venta, compra, cotización). Aquí hablamos de documentos de archivo: contratos, actas, facturas ya emitidas, formularios de un proceso. Para que no se mezclen, en esta sección decimos tipo de documento cuando es el comprobante y tipo documental cuando es el de la TRD.
Seis palabras¶
| Pieza | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Serie documental | Una categoría de la TRD con sus años de retención y su disposición final. Puede tener subseries. | 100 Gestión administrativa → 100.2 Contratos de proveedores: 2 años en gestión, 8 en central, conservación total. |
| Tipo documental | Lo que se radica. Da el prefijo y el consecutivo del radicado y, por defecto, la serie. | Contrato de proveedor (prefijo CON), Auditoría de proceso (prefijo AUD). |
| Radicado | El número único y consecutivo que recibe cada expediente al crearse. | CON-2026-00014. |
| Expediente | La unidad documental: un asunto con su radicado, sus archivos, sus vínculos y su trazabilidad. | Contrato Harinas del Valle 2026. |
| Documento del expediente | Cada archivo dentro del expediente, con versiones. Algunos se generan al momento desde otro módulo y no ocupan espacio. | contrato-firmado.pdf (v2); Formulario · Inspección (generado al momento). |
| Trazabilidad | La bitácora del expediente: quién radicó, subió, cerró, movió el trámite o consumió un material, y cuándo. | 24 oct 2026 · Cerrado · Cierre automático: el item llegó a «Entrega». |
Un vistazo¶
- 1 TRD y tipos: series documentales y tipos documentales. Ver TRD: series y tipos.
- 2 Radicar: crea un expediente a mano con su radicado. Ver Radicar y expedientes.
- 3 Barra de Almacenamiento: cuánto ocupan los archivos subidos frente a la cuota de la empresa. Los documentos generados al momento no cuentan. Ver Almacenamiento y seguridad.
- 4 Filtros por estado, por tipo documental y búsqueda por radicado o asunto.
- 5 Cada fila muestra el radicado, el asunto, el tipo y la serie. A la derecha, el chip de estado y, si el expediente representa un item de Procesos internos, el chip con el paso actual del trámite.
El ciclo, de un vistazo¶
flowchart LR
R([Radicar]) --> T[En trámite]
T -->|Cerrar| C[Cerrado<br/>archivo de gestión]
C -->|Transferir| A[Archivo central]
C -->|Reabrir| T
A -->|Reabrir| T
C -->|Disposición final| D([Disposición final])
A -->|Disposición final| D
style T fill:#bbdefb,stroke:#1565c0
style C fill:#b2dfdb,stroke:#00695c
style A fill:#c5cae9,stroke:#283593
style D fill:#eeeeee,stroke:#616161El reloj de la TRD arranca al cerrar: la fecha de cierre más los años en archivo de gestión da la transferencia prevista, y esa fecha más los años en archivo central da la disposición final prevista. Ambas se ven en la ficha del expediente. Ver Ciclo de vida.
Tres formas de que nazca un expediente¶
| Cómo | Cuándo conviene | Dónde se explica |
|---|---|---|
| A mano, con el botón Radicar | Contratos, actas, correspondencia: cualquier asunto que no sale de otro módulo. | Radicar y expedientes |
| Desde Procesos internos, cuando un item entra a un flujo | Quieres que cada orden de trabajo, auditoría o trámite quede archivada con sus formularios, movimientos y materiales. | Trámite con Procesos internos |
| Desde una factura, al guardarla | Debes conservar cada factura (y su XML y respuesta DIAN) en un expediente con retención propia. | Facturas y DIAN |
Páginas de esta sección¶
| Página | Para qué |
|---|---|
| TRD: series y tipos | Armar la Tabla de Retención Documental: series con años de retención y disposición final, tipos documentales con prefijo y consecutivo, y los dos automatismos (flujo y facturas). |
| Radicar y expedientes | Radicar a mano, leer la lista, la ficha del expediente, subir archivos y versiones, descargar, vincular a clientes o facturas y leer la trazabilidad. |
| Ciclo de vida | Cerrar, reabrir, transferir al archivo central y aplicar la disposición final con acta; cómo se calculan las fechas previstas. |
| Trámite con Procesos internos | El item de un flujo como unidad documental: sus formularios como documentos generados al momento, su recorrido y sus materiales en la trazabilidad, cierre automático al terminar. |
| Facturas y DIAN | Un expediente por factura, la sección Documentos en la ficha de la factura y el archivo del XML firmado y la respuesta DIAN. |
| Almacenamiento y seguridad | Cuota, tamaño máximo, formatos aceptados, enlaces de descarga que caducan y qué pasa al eliminar. |
Permisos¶
| Permiso | Quién lo necesita | Qué habilita |
|---|---|---|
ACCESO_DOCUMENTOS |
Todo el que consulte el archivo | Ver la lista y las fichas, descargar documentos, ver la sección Documentos de una factura. |
DOCUMENTOS_RADICAR |
Quien produce documentos | Radicar, editar asunto y descripción, subir archivos y versiones, vincular, cerrar y reabrir, archivar un item de Procesos internos. |
DOCUMENTOS_ADMIN_TRD |
El responsable del archivo | Crear y editar series y tipos documentales, transferir al archivo central, aplicar la disposición final. |
DOCUMENTOS_ELIMINAR |
Muy pocas personas | Eliminar documentos y expedientes (borrado lógico, con rastro). |
Los permisos se reparten por rol en Roles y permisos. La plantilla Contador trae solo ACCESO_DOCUMENTOS; Propietario y Administrador traen los cuatro.
Siguiente: TRD: series y tipos.