Facturas y DIAN¶
Aquí haces que cada factura tenga su expediente sin que nadie lo radique: al guardarla nace el expediente vinculado, y si es electrónica y la DIAN la acepta, el XML firmado y la respuesta quedan archivados dentro. Se configura en Menú → Documentos → TRD y tipos y se ve en la ficha de cada factura.
Permiso
Ver la sección Documentos de una factura pide ACCESO_DOCUMENTOS. La radicación y el archivo del XML ocurren solos, con los permisos de quien guarda la factura.
Configurar¶
- En TRD y tipos crea un tipo documental, por ejemplo Factura de venta con prefijo
FV, y dale una serie con la retención que exige la ley para soportes contables. La serie de facturación suele tener más años que las demás: consulta con tu contador. - En Radicar automáticamente al guardar facturas de elige el tipo de documento de facturación (Factura de venta, Factura de compra…). Un tipo documental por tipo de documento. Si ya hay otro, verás Otro tipo documental ya se radica con «…».
- Guardar. Desde ese momento cada factura nueva de ese tipo radica su expediente con el asunto Factura de venta 1234 · Ana Restrepo, vinculado a la factura. Las facturas anteriores no se radican hacia atrás.
En la ficha de la factura¶
- 1 PDF bajo demanda: la representación impresa se genera al momento desde la factura, como siempre. No se guarda una copia por cada factura; por eso no gasta almacenamiento.
- 2 El expediente vinculado, con su estado y cuántos archivos tiene. Pulsa para abrir la ficha completa en Gestión documental.
- 3 Los archivos que sí se guardan, porque no se pueden volver a generar: el XML firmado que se envió, la respuesta DIAN y el PDF tal como quedó en el momento de la aceptación. Llegan solos cuando la DIAN acepta el documento.
Si la factura no tiene expediente, la sección lo dice y enlaza a TRD y tipos para que configures el tipo documental.
Qué se guarda y qué no¶
| Pieza | Se guarda en el expediente | Por qué |
|---|---|---|
| La factura como tal | No: queda vinculada | Ya vive en Facturación; el expediente la enlaza. |
| PDF de la factura (representación gráfica) | Solo cuando la DIAN acepta | Antes de eso se regenera igual cada vez; después, la versión aceptada es la que vale como soporte. |
| XML firmado | Sí, al ser aceptada | Es el documento electrónico legal; no se puede volver a firmar igual. |
| Respuesta DIAN | Sí, al ser aceptada | Es la prueba de la aceptación (CUFE, fecha, mensajes). |
| Notas crédito y débito | Según el tipo de documento que tengan | Configura su propio tipo documental si quieres un expediente por nota. |
Si el mismo archivo se intenta guardar dos veces (por ejemplo, al reconsultar el estado), el sistema lo reconoce por su contenido y no lo duplica; si cambió, lo sube como versión nueva.
Cierre por lotes
Los expedientes de facturas quedan En trámite. Puedes cerrarlos a medida que se pagan, o dejar que el contador los cierre y transfiera por periodos desde la lista filtrada por tipo. Lo que manda la retención es la fecha de cierre.
Solo facturas nuevas
El automatismo actúa al guardar. Para facturas anteriores a la configuración, radica el expediente a mano y vincúlalo con Tipo de objeto: factura e ID interno. Ver Radicar y expedientes.
¿Problemas?
- La factura no tiene expediente aunque configuré el tipo. Se guardó antes de la configuración, el tipo documental está inactivo, o el tipo de documento elegido no es el de esa factura (por ejemplo, configuraste Factura de venta y la factura es POS).
- No veo la sección Documentos en la factura. Tu rol no tiene
ACCESO_DOCUMENTOSo el módulo no está activo en tu empresa. - El XML no aparece en el expediente. La DIAN aún no la aceptó, o la factura se transmitió antes de activar el módulo. Consulta el estado en Enviar y consultar; al pasar a aceptada se archiva.
- El PDF bajo demanda y el PDF del expediente no son iguales. Es normal si cambiaste el formato de impresión después de la aceptación: el del expediente es la copia histórica; el bajo demanda usa el formato actual.
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