Ciclo de vida¶
Aquí recorres los estados de un expediente y las acciones que lo mueven: cerrar cuando el asunto termina, transferir al archivo central cuando vence su tiempo en la oficina y aplicar la disposición final que manda la serie. Todo desde el menú Acciones de la ficha (ruta /app/documentos/…).
Permiso
Cerrar y reabrir piden DOCUMENTOS_RADICAR. Transferir al archivo central y aplicar la disposición final piden DOCUMENTOS_ADMIN_TRD. Eliminar pide DOCUMENTOS_ELIMINAR.
Los cuatro estados¶
| Estado | Chip | Qué significa | Qué se puede hacer |
|---|---|---|---|
| En trámite | En trámite | El asunto está vivo: se suben archivos, se vincula, se edita. | Subir, vincular, editar, Cerrar, Enviar a flujo. |
| Cerrado (archivo de gestión) | Cerrado | El asunto terminó. El expediente sigue en la oficina mientras corren los años en archivo de gestión. Arranca el reloj de la TRD. | Consultar, Reabrir, Transferir al archivo central, Disposición final. |
| Archivo central | Archivo central | Ya no está en la oficina; se conserva mientras corren los años en archivo central. | Consultar, Reabrir, Disposición final. |
| Disposición final aplicada | Disposición final | Se ejecutó lo que manda la serie, con acta. Es el final del ciclo. | Solo consultar el acta y la trazabilidad. |
La tarjeta Ciclo de vida (TRD)¶
- 1 La fecha real en que se cerró. Si el expediente representa un item de Procesos internos, puede haberla puesto el cierre automático.
- 2 Prevista = fecha de cierre + años en archivo de gestión de la serie. Cuando transfieras de verdad, aparece la fecha real.
- 3 Prevista = fecha de transferencia (real o prevista) + años en archivo central. Al lado, la disposición que manda la serie.
Sin serie documental no hay fechas previstas: la tarjeta lo avisa y basta con asignar una serie desde el lápiz de la ficha.
Las acciones¶
| Acción | Desde qué estado | Pide | Qué hace |
|---|---|---|---|
| Cerrar (pasa al archivo de gestión) | En trámite | Una nota opcional | Pasa a Cerrado y fija la fecha de cierre. |
| Reabrir | Cerrado, Archivo central | Una nota opcional | Vuelve a En trámite; borra la fecha de cierre y la de transferencia. El reloj de la TRD vuelve a empezar cuando cierres de nuevo. |
| Transferir al archivo central | Cerrado | Una nota opcional | Pasa a Archivo central y fija la fecha de transferencia. |
| Aplicar disposición final… | Cerrado, Archivo central | Un acta obligatoria | Pasa a Disposición final aplicada, guarda el acta y la fecha. Si la serie dice Eliminación, los archivos quedan marcados como eliminados; con las otras disposiciones se conservan. |
| Enviar a un flujo de procesos… | En trámite, sin trámite activo | El flujo | El expediente entra como un item a un flujo de Procesos internos que no produzca inventario. Ver Trámite con Procesos internos. |
| Eliminar expediente | Cualquiera | Confirmación | Borrado lógico: desaparece de la lista, su radicado no se reutiliza y queda rastro. |
Cada acción escribe una entrada en la Trazabilidad con la nota, la fecha y quién la hizo.
Cierra cuando termine el asunto, no cuando termine el año
La TRD cuenta desde el cierre. Un contrato que venció en marzo y se cierra en diciembre se transferirá nueve meses tarde. Si el expediente representa un item de Procesos internos, el cierre llega solo al terminar el trámite.
La disposición final no destruye nada por sí sola
Aunque la serie diga Eliminación, el sistema solo marca los archivos como eliminados y guarda el acta. La destrucción física o la purga definitiva son decisiones de la empresa, con su propio procedimiento.
Reabrir un cierre automático
Si el expediente se cerró solo porque su item llegó al paso final y el item vuelve a un paso anterior, el expediente se reabre solo. Un cierre hecho a mano no se reabre solo nunca; hazlo desde Acciones.
¿Problemas?
- No veo Transferir al archivo central ni Aplicar disposición final. Tu rol no tiene
DOCUMENTOS_ADMIN_TRD, o el expediente sigue En trámite: ciérralo primero. - "La disposición final exige un acta o nota". El campo del acta está vacío. Escribe el número o el texto del acta de eliminación o conservación.
- Las fechas previstas salen vacías. El expediente no tiene serie documental, o la serie tiene cero años. Asigna una serie o corrige los años en TRD: series y tipos.
- Cerré el expediente pero el trámite del item sigue. Cerrar el expediente no mueve el item en Procesos internos. Si el item sigue avanzando, sus movimientos seguirán anotándose en la trazabilidad, y al llegar al paso final no habrá doble cierre.
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