Trámite con Procesos internos¶
Aquí unes el archivo con el taller: un item de Procesos internos puede ser una unidad documental, con sus formularios como documentos, su recorrido y sus materiales en la trazabilidad y cierre automático al terminar; y, al revés, un expediente puede recorrer un flujo como si fuera un item. Se configura en Menú → Documentos → TRD y tipos y se ve en la ficha de cada expediente y en el detalle de cada item.
Permiso
Archivar un item a mano pide DOCUMENTOS_RADICAR además de ACCESO_PROCESOS. La radicación automática no pide nada: ocurre sola cuando el tipo documental la tiene encendida.
Dos direcciones¶
Un flujo de auditoría, de mantenimiento o de producción deja rastro: formularios por paso, fotos, materiales consumidos, costos, quién movió qué y cuándo. Con esta dirección cada item que entra al flujo nace con su expediente: radicado y consecutivo en el momento del ingreso, haya o no formulario. Desde ahí todo lo que le pasa al item queda archivado sin que nadie suba nada.
Se activa en el tipo documental: elige el Flujo de trámite y enciende Radicar automáticamente al iniciar un item de este flujo. Vale para cualquier flujo, produzca inventario o no.
Un trámite interno (una solicitud de compra, un permiso, una PQR) necesita pasar por varias manos antes de cerrarse. El expediente entra como un item a un flujo de Procesos internos y se mueve por el tablero como cualquier otro; el flujo tiene que ser de los que no producen inventario.
Se activa de dos formas: con el Flujo de trámite del tipo documental (al radicar, el expediente entra solo al flujo) o desde la ficha con Acciones → Enviar a un flujo de procesos…. Ver Lanzar desde documentos para flujos sin salida.
El resto de esta página trata la primera dirección, que es la que llena el expediente sola.
Qué se archiva, y cómo¶
| En el item | En el expediente | Ocupa espacio |
|---|---|---|
| El item mismo (serial o lote, orden, flujo) | El asunto: Auditoría de horneado · HORNO-21; la tarjeta Trámite con paso actual, orden, unidades y costos. | No |
| El formulario de cada paso | Un documento Formulario · paso generado al momento, que sube de versión cuando cambian las respuestas y desaparece si el paso queda sin datos. | No |
| Un archivo subido en un campo (una foto, un acta) | Un documento paso · *campo marcado Enlace a procesos*, que descarga el archivo original. | No (ya estaba en el proceso) |
| Toda la historia | Hoja de vida del trámite: el mismo PDF de Hoja de vida imprimible, generado al momento. | No |
| Cada movimiento entre pasos | Una entrada Movimiento del trámite en la trazabilidad, con origen, destino, transición, nota, costo y quién lo hizo. | — |
| Cada material consumido o revertido | Una entrada Material consumido o Material revertido con producto, cantidad, almacén y costo. | — |
| Llegar al paso final | Cierre automático del expediente, con la fecha real. | — |
Un vistazo¶
- 1 Junto al estado, el chip con el paso actual del item. En la lista de expedientes aparece igual.
- 2 Un formulario generado al momento: la descarga arma el PDF con las respuestas actuales de ese paso. Cuando alguien corrige una respuesta, sube de versión y la trazabilidad lo anota. No tiene papelera: se edita en el proceso.
- 3 La hoja de vida completa, siempre al día, sin ocupar almacenamiento.
- 4 Movimientos y materiales con la fecha real en que ocurrieron en el proceso, aunque el expediente se haya radicado después.
- 5 La tarjeta Trámite: paso actual, orden, costos, el Recorrido completo y la tabla de Materiales consumidos (los revertidos salen tachados). Actualizar desde el proceso fuerza la sincronización si algo no cuadra.
Archivar un item a mano¶
Si el tipo documental no tiene el automatismo, o el item es anterior a haberlo configurado, puedes archivarlo desde el tablero:
- Abre el item en el tablero y pulsa el menú ⋮ del detalle.
- Elige Archivar en gestión documental y, si hay varios tipos ligados a flujos, el tipo documental. Se propone el tipo cuyo flujo es el del item.
- El radicado aparece en la notificación y el menú cambia a Ver expediente AUD-2026-00003. Lo que el item ya vivió (ingreso, movimientos, materiales) se copia a la trazabilidad con sus fechas originales.
Cierre y reapertura automáticos¶
- Cuando el item llega a un paso final (uno marcado como finalizable, uno de descarte o uno sin transiciones de salida), el expediente se cierra solo con la nota Cierre automático: el item llegó a «Entrega» o … fue descartado en «Descarte». Desde ahí corre la TRD.
- Si el item vuelve de un paso final a uno anterior, el expediente cerrado automáticamente se reabre solo.
- Un cierre hecho a mano desde Acciones se respeta: el item puede seguir moviéndose y la trazabilidad lo anota, pero el expediente no cambia de estado.
Cada item es un expediente, no cada orden
Una orden de cinco hornos crea cinco expedientes, uno por item, cada uno con su radicado. Si lo que quieres archivar es la orden completa, radica un expediente a mano y vincula las facturas o items que correspondan.
El consecutivo se gasta al ingresar
Como el expediente nace con el item, un item creado por error y descartado de inmediato deja un expediente cerrado con su número. Es lo normal en un archivo (el radicado da fe de que algo entró), pero conviene saberlo antes de encender el automatismo en flujos de prueba.
Nada se copia
Los formularios, la hoja de vida y los archivos de los campos se leen del proceso cada vez que los descargas. Si el item se elimina en Procesos internos, el expediente conserva su trazabilidad, pero esos documentos dejarán de generarse.
¿Problemas?
- El item no nació con expediente. El tipo documental no tiene encendido Radicar automáticamente al iniciar un item de este flujo, está inactivo, o el item es anterior a esa configuración. Archívalo a mano o guarda el primer formulario: eso también lo radica.
- No veo "Archivar en gestión documental" en el menú del item. Falta
DOCUMENTOS_RADICAR, el módulo no está activo en tu empresa, o el item ya tiene expediente (verás Ver expediente …). - "Ningún tipo documental está asociado al flujo del item". Crea o edita un tipo y elige ese flujo como Flujo de trámite en TRD: series y tipos.
- El expediente dice En trámite pero el item ya terminó. El paso final no tiene marca de finalizable ni de descarte y sí tiene transiciones de salida, así que el sistema no lo considera final. Cierra a mano o ajusta el flujo.
- "Este documento se genera desde el proceso; edítalo allí". Intentaste eliminar o reemplazar un documento generado al momento. Cambia las respuestas del formulario en el item.
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