TRD: series y tipos

Aquí defines las reglas del archivo antes de radicar nada: qué series documentales existen y cuánto tiempo se conserva cada una, y qué tipos documentales se pueden radicar, con su prefijo y su consecutivo. Está en Menú → Documentos → TRD y tipos (ruta /app/documentos/trd).

Permiso

Ver la TRD pide ACCESO_DOCUMENTOS. Crear o editar series y tipos pide DOCUMENTOS_ADMIN_TRD.

Series documentales

Una serie agrupa expedientes del mismo asunto y fija su retención. Puede colgar de otra (serie padre) para formar subseries: 100 Gestión administrativa → 100.2 Contratos de proveedores.

Serie documental

Código *100.2

Nombre *Contratos de proveedores

1

Serie padre100 Gestión administrativa

DescripciónContratos de suministro de materia prima y servicios.

Años en archivo de gestión2

Años en archivo central8

2

Disposición finalConservación total

3

CancelarGuardar

La subserie de contratos de proveedores: dos años en la oficina, ocho en el archivo central y conservación total.

1. 1 *Código* y *Nombre* son los que verás en la lista de expedientes junto al tipo. Usa la numeración de tu TRD.
2. 2 Los años de retención. Con ellos se calculan la transferencia prevista y la disposición prevista de cada expediente de la serie, contando desde su fecha de cierre.
3. 3 *Disposición final*: Conservación total, Eliminación, Selección (muestra) o Digitalización y eliminación del físico. Decide qué pasa al aplicar la disposición; ver Ciclo de vida.

Tipos documentales

El tipo es lo que se elige al radicar. Da el prefijo y el consecutivo del radicado, propone una serie y, si quieres, dispara la radicación automática desde Procesos internos o desde facturación.

Tipo documental

Nombre *Auditoría de proceso

Prefijo *AUD

Dígitos5

Con año

1

Serie documental por defecto200.1 Control de calidad

Flujo de trámite (Procesos internos)Auditoría de horneado

2

Radicar automáticamente al iniciar un item de este flujo

3

Radicar automáticamente al guardar facturas de— ninguno —

4

DescripciónUna auditoría por cada horno revisado.

Activo (se puede radicar)

5

CancelarGuardar

Un tipo que radica solo cada vez que un horno entra al flujo de auditoría.

1. 1 El radicado se arma con el Prefijo, el año si está marcado Con año, y el consecutivo con tantos Dígitos como indiques: AUD-2026-00001. Con año, el consecutivo vuelve a 1 cada enero; sin año, sigue creciendo: CON-00014.
2. 2 *Flujo de trámite*: liga el tipo a un flujo de Procesos internos. Los flujos que producen inventario se marcan (produce inventario); solo los que no lo hacen pueden recibir expedientes como items.
3. 3 Con el flujo elegido aparece este interruptor: cada item que ingrese al flujo nace con su expediente. Solo un tipo por flujo puede tenerlo encendido. Ver Trámite con Procesos internos.
4. 4 Elige un tipo de documento de facturación (por ejemplo Factura de venta) y cada factura que se guarde con él radicará su expediente. Solo un tipo documental por tipo de documento. Ver Facturas y DIAN.
5. 5 Un tipo inactivo deja de aparecer al radicar y deja de disparar automatismos, pero sus expedientes siguen ahí.

Armar la TRD paso a paso

1. Pulsa Serie (el botón con add) en el panel Series y crea primero las series padre (100 Gestión administrativa, 200 Producción), luego las subseries con su Serie padre. Los años de retención y la disposición se heredan a los expedientes, no a las subseries: cada una lleva los suyos.
2. Pulsa Tipo (el botón con add) en el panel Tipos documentales. Da Nombre, Prefijo y elige la Serie documental por defecto. La serie se puede cambiar expediente por expediente al radicar o después, en la ficha.
3. Si el tipo nace de otro módulo, elige el Flujo de trámite y enciende Radicar automáticamente al iniciar un item de este flujo, o elige el tipo de documento en Radicar automáticamente al guardar facturas de.
4. Guardar. En la lista, el tipo muestra su prefijo, su serie y la etiqueta Auto desde flujo o Auto: Factura de venta cuando tiene automatismo.

Empieza con pocas series

Para una pyme bastan tres o cuatro: administrativa, contratos, calidad o producción, y facturación. Siempre puedes crear subseries después; los expedientes ya radicados conservan la serie que tenían.

El prefijo y los dígitos solo afectan a los radicados nuevos

Cambiar el prefijo o los dígitos de un tipo no renumera nada. Los expedientes existentes conservan su radicado; los siguientes salen con el formato nuevo. Si cambias de sin año a con año, el consecutivo arranca en 1 para el año en curso.

Un automatismo por destino

Dos tipos no pueden radicar automáticamente los items del mismo flujo, ni las facturas del mismo tipo de documento: al guardar verás Otro tipo documental ya radica los items de «…» u Otro tipo documental ya se radica con «…». Apaga el automatismo en el tipo anterior primero.

¿Problemas?

• No veo los botones Serie ni Tipo. Tu rol no tiene DOCUMENTOS_ADMIN_TRD; con ACCESO_DOCUMENTOS la TRD solo se consulta.
• El selector de flujo dice "No hay flujos activos". Crea el flujo primero en Procesos internos y vuelve.
• El interruptor de radicar desde el flujo no aparece. Solo se muestra cuando ya elegiste un Flujo de trámite.
• "La serie tiene subseries; elimínalas primero" o "La serie tiene expedientes asociados". Una serie solo se elimina vacía. Mueve los expedientes a otra serie desde su ficha, o deja la serie y crea otra.

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