Radicar y expedientes

Aquí creas expedientes a mano, les subes archivos con versiones, los vinculas a un cliente o una factura y lees su trazabilidad. Está en Menú → Documentos (ruta /app/documentos); cada expediente abre en /app/documentos/….

Permiso

Consultar y descargar pide ACCESO_DOCUMENTOS. Radicar, editar, subir, vincular, cerrar y reabrir piden DOCUMENTOS_RADICAR. Eliminar un archivo o un expediente pide DOCUMENTOS_ELIMINAR.

Radicar

Radicar expediente

Tipo documental *Contrato de proveedor (CON)

1

Asunto *Contrato Harinas del Valle 2026

2

Serie documental100.2 Contratos de proveedores

3

DescripciónSuministro mensual de harina de trigo, vigencia enero–diciembre 2026.

CancelarRadicar

Al pulsar Radicar el expediente recibe su número (CON-2026-00014) y abre su ficha.

1. 1 Solo aparecen los tipos activos. El tipo decide el prefijo y el consecutivo. Ver TRD: series y tipos.
2. 2 El Asunto es obligatorio y es por lo que buscarás después. Sé específico: proveedor, año, equipo.
3. 3 La Serie documental viene propuesta por el tipo; puedes cambiarla aquí o después en la ficha. Sin serie no hay fechas de retención.

El radicado no se escribe, se asigna

El consecutivo lo da el sistema en el momento de radicar y nunca se repite, ni aunque elimines el expediente. Si ves un salto en la numeración, alguien radicó y luego eliminó.

La ficha del expediente

Menú → Documentos → CON-2026-00014

arrow_backCON-2026-00014En trámite more_vert Acciones ▾ 1

Contrato de proveedor · 100.2 Contratos de proveedores · radicado el 24 de oct de 2026, 9:12 a. m. por ana.restrepo

Contrato Harinas del Valle 2026

edit 2

Suministro mensual de harina de trigo, vigencia enero–diciembre 2026.

Archivos

upload_file Subir archivo 3

picture_as_pdf

Contrato firmado v2contrato-firmado-v2.pdf · 1,4 MB · 24 de oct de 2026 · Reemplaza la versión sin firma

historydownloaddelete

description

Cámara de comercio del proveedorcamara-comercio.pdf · 320 KB · 24 de oct de 2026

downloaddelete

Trazabilidad

4

upload_file

Archivo subidoContrato firmado actualizado (v2) · 24 de oct de 2026, 9:40 a. m. · ana.restrepo

link

VinculadoProveedor: Harinas del Valle · 24 de oct de 2026, 9:15 a. m. · ana.restrepo

play_circle

RadicadoRadicado CON-2026-00014 · 24 de oct de 2026, 9:12 a. m. · ana.restrepo

Ciclo de vida (TRD)

Cierre —
Transferencia al archivo central —
Disposición final —

Vinculado a

add_link 5

storeProveedor: Harinas del Valle

Un contrato con dos archivos, uno de ellos en su segunda versión, vinculado al proveedor.

1. 1 Acciones: cerrar, reabrir, transferir, disposición final, enviar a flujo y eliminar, según el estado y tus permisos. Ver Ciclo de vida.
2. 2 Asunto, descripción y serie se editan con el lápiz mientras el expediente no tenga disposición final.
3. 3 Archivos: cada documento con su tamaño y fecha. La línea de versiones despliega las anteriores; el icono de descarga entrega el archivo con un enlace de cinco minutos; el de subir versión lo reemplaza; la papelera lo elimina (con `DOCUMENTOS_ELIMINAR`). Los documentos Generado al momento o Enlace a procesos no tienen versiones ni papelera: viven en el proceso que los produce.
4. 4 Trazabilidad: todo lo que pasó, con fecha, hora y usuario. Las últimas cien entradas, de la más reciente a la más antigua.
5. 5 Vinculado a: clientes o proveedores, facturas y otros objetos relacionados. Desde la ficha de una factura verás sus expedientes vinculados.

Subir un archivo o una versión nueva

1. Pulsa Subir archivo. Elige el Archivo, opcionalmente un Nombre visible (si lo dejas vacío se usa el nombre del archivo) y una Nota. Tamaño máximo 10 MB por archivo; formatos aceptados en Almacenamiento y seguridad.
2. Para reemplazar un documento, usa el icono upgrade Subir nueva versión de esa fila: el diálogo pasa a llamarse Nueva versión de …, el archivo nuevo queda como vigente y el anterior sigue descargable desde la fila. La versión se numera sola (v2, v3…). La nota sirve para decir qué cambió.
3. Subir. El documento aparece en la lista y la trazabilidad registra quién lo subió.

Los enlaces de descarga caducan

Al pulsar descargar, el sistema genera un enlace privado que vale cinco minutos. No lo pegues en un correo ni en un chat: cuando lo abran ya no servirá. Comparte el radicado y que la otra persona descargue desde Agapanto con su propio usuario.

Vincular a un cliente, proveedor o factura

1. En Vinculado a, pulsa el icono de enlace.
2. Elige el Tipo de objeto (cliente o proveedor, factura…), escribe el ID interno y, si quieres, una Etiqueta (por ejemplo Proveedor: Harinas del Valle). El ID interno es el número que aparece en la URL de la ficha del cliente o de la factura.
3. Vincular. Los expedientes de una factura radicados automáticamente ya llegan vinculados; no hace falta hacerlo a mano. Ver Facturas y DIAN.

Busca por lo que recuerdas

La barra Buscar por radicado o asunto encuentra 00014, Harinas o CON-2026. Los botones de estado filtran la lista; el selector Tipo la reduce a un tipo documental.

¿Problemas?

• El botón Radicar no aparece. Tu rol no tiene DOCUMENTOS_RADICAR, o la empresa no tiene ningún tipo documental activo (créalo en TRD: series y tipos).
• "Tipo de archivo no permitido" o "El contenido del archivo no corresponde a su extensión". El formato no está en la lista aceptada, o el archivo está dañado o renombrado (un .exe llamado .pdf). Ver Almacenamiento y seguridad.
• "La empresa agotó su cuota de almacenamiento documental". Elimina archivos que ya no necesites o pide ampliar la cuota. Los eliminados siguen contando hasta la purga; ver la misma página.
• El enlace de descarga dice "Enlace de descarga inválido o vencido". Pasaron más de cinco minutos desde que se generó. Vuelve a la ficha y pulsa descargar de nuevo.
• No puedo eliminar "Formulario · Inspección". Es un documento generado al momento desde Procesos internos; edítalo o bórralo allí. Ver Trámite con Procesos internos.

Siguiente: Ciclo de vida.