Almacenamiento y seguridad

Aquí entiendes cuánto espacio tienes, qué archivos acepta el sistema y cómo se protege lo que subes: los documentos de archivo son privados, se descargan con enlaces que caducan y nunca tienen una dirección pública. La barra de Almacenamiento está en la pantalla principal (ruta /app/documentos).

Permiso

Descargar pide ACCESO_DOCUMENTOS. Subir pide DOCUMENTOS_RADICAR. Eliminar pide DOCUMENTOS_ELIMINAR.

La cuota

Almacenamiento 1,2 GB de 2,00 GB

1

warning La empresa agotó su cuota de almacenamiento documental. Elimina archivos o amplía el plan.

2

La barra de la pantalla principal y el aviso que verás al intentar subir cuando no queda espacio.

1. 1 Suma el tamaño de todos los archivos subidos (todas sus versiones) frente a la cuota de la empresa. Los documentos Generado al momento y Enlace a procesos no suman.
2. 2 Cuando la suma más el archivo nuevo supera la cuota, la subida se rechaza. Nada de lo existente se pierde.

Límite	Valor habitual	Qué pasa al superarlo
Cuota de la empresa	2 GB	La subida se rechaza con el aviso de cuota agotada.
Tamaño por archivo	10 MB	La subida se rechaza: comprime el PDF o divide el archivo.
Versiones por documento	Sin límite	Cada versión cuenta en la cuota; borra las que sobren.

La cuota depende de tu plan; si necesitas más, revisa Planes y límites o pide la ampliación a soporte.

Formatos aceptados

Grupo	Extensiones
Documentos	pdf, doc, docx, odt, txt
Hojas de cálculo y presentaciones	xls, xlsx, ods, csv, ppt, pptx, odp
Imágenes	jpg, jpeg, png, webp, gif
Datos y paquetes	xml, json, zip

No se aceptan ejecutables, scripts, páginas web ni SVG. Además de la extensión, el sistema revisa el contenido: un archivo renombrado (un .exe que dice .pdf) se rechaza con El contenido del archivo no corresponde a su extensión.

Cómo se protege lo que subes

• Almacén privado. Los archivos no viven junto a las fotos de la tienda ni tienen una URL que se pueda adivinar o indexar.
• Enlaces que caducan. Al pulsar descargar se genera un enlace privado que vale unos minutos (cinco, normalmente). Después responde Enlace de descarga inválido o vencido. Por eso no sirve copiarlo y mandarlo: comparte el radicado.
• Solo con tu usuario. Descargar exige estar dentro de Agapanto con un rol que tenga ACCESO_DOCUMENTOS en esa empresa. Un usuario de otra empresa no ve ni los nombres.
• Huella de cada archivo. Cada subida guarda una huella digital (SHA-256) del contenido. Sirve para detectar duplicados y para demostrar que el archivo no cambió.
• Rastro de todo. Subir, descargar una versión nueva, eliminar, cerrar o vincular quedan en la trazabilidad con usuario y hora.

Qué pasa al eliminar

Acción	Efecto	¿Libera cuota?
Eliminar un archivo (papelera de la fila)	Borrado lógico: desaparece de la ficha y queda la entrada Archivo eliminado en la trazabilidad.	No de inmediato: sigue contando hasta la purga.
Eliminar un expediente (Acciones → Eliminar)	Borrado lógico del expediente y de sus archivos. El radicado no se reutiliza.	No de inmediato.
Disposición final con serie Eliminación	Los archivos quedan marcados como eliminados y el acta se guarda.	No de inmediato.

Nada se destruye solo. La purga definitiva de lo eliminado es una operación de mantenimiento que hace Agapanto; si necesitas liberar espacio con urgencia, pide la purga a soporte después de eliminar.

Lo que no ocupa espacio

Formularios y hojas de vida de Procesos internos, y el PDF bajo demanda de las facturas, se generan cada vez que los pides. Úsalos sin miedo a la cuota: solo cuentan los archivos que subes a mano y el XML, la respuesta y el PDF que llegan de la DIAN.

Un archivo en varias versiones cuenta varias veces

Si subes el mismo contrato cinco veces como versiones, ocupa cinco veces su tamaño. Sube solo cuando cambie algo y describe el cambio en la nota.

¿Problemas?

• "Tipo de archivo no permitido". La extensión no está en la tabla. Convierte el archivo (por ejemplo, exporta a PDF) y vuelve a subir.
• "El archivo supera el máximo de 10 MB". Pesa más de 10 MB. Comprime las imágenes del PDF o divide el documento en partes.
• La barra no bajó después de eliminar. Es lo esperado: lo eliminado sigue contando hasta la purga. Si necesitas el espacio ya, avisa a soporte.
• El enlace que me mandaron no abre. Caducó. Entra a Agapanto, busca el radicado y descarga desde la ficha.

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